順政發(fā)〔2016〕10號

關(guān)于印發(fā)順城區行政執法案卷

歸檔管理規定的通知

各鄉（鎮）人民政府、街道辦事處，區政府各部門(mén)，各有關(guān)單位：

經(jīng)區政府研究同意，現將《順城區行政執法案卷歸檔管理規定》印發(fā)給你們，請認真貫徹實(shí)施。

撫順市順城區人民政府

2016年7月21日

順城區行政執法案卷歸檔管理規定

第一條 為加強行政執法案卷管理,規范立卷歸檔工作，有效保護和利用行政執法檔案,避免檔案缺失、損毀造成損失，根據《中華人民共和國行政處罰法》《中華人民共和國行政許可法》和《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律、法規，結合我區實(shí)際，制定本規定。

第二條 本規定適用于區所屬行政執法職權機關(guān)、法律授權組織和受委托單位（以下稱(chēng)行政執法機關(guān)）行政執法案卷的制作、立卷、歸檔和管理工作。

行政執法案卷是指行政執法機關(guān)依法實(shí)施行政許可、行政處罰、行政強制、行政給付、行政征收、行政檢查等行政執法行為時(shí)制作的法律文書(shū)、收集的證據資料的檔案。

行政執法機關(guān)對行政執法案卷應當立卷歸檔，妥善保管。

第三條 行政執法機關(guān)內部具體行使行政執法職能、辦理行政執法案件的機構（以下稱(chēng)案件承辦機關(guān)）負責行政執法案件立卷、歸檔、管理工作。

第四條 行政執法機關(guān)應指定一名領(lǐng)導分管行政執法檔案管理工作。案件承辦機關(guān)應指定一名檔案管理員具體負責執法案卷日常保管工作，配置必要設施，確保檔案存放安全。

第五條 行政執法文書(shū)應當按照本辦法第二條第二款分類(lèi)管理、單獨立卷、分類(lèi)編號、一案一卷、一卷一號。行政給付、行政征收、行政檢查類(lèi)可根據情況數案一卷。

行政執法案卷應按年度立卷歸檔編號，跨年度的行政執法案件，應在立案年度立卷歸檔編號。

行政執法案卷的保管期限，應當根據行政執法案卷的種類(lèi)，視行政行為的時(shí)效性、備考性確定，一般永久性保管。

第六條 行政處罰、行政強制、行政征收類(lèi)案件的文書(shū)立卷視證據材料情況，實(shí)行正卷和副卷管理。正卷按照《遼寧省行政執法案卷立卷標準》載入反映行政執法全過(guò)程的法律文書(shū)，副卷載入舉報信及涉及國家機密、商業(yè)秘密和管理相對人隱私的資料。正卷可以對外公開(kāi)，副卷不對外公開(kāi)。

第七條 立卷材料應文電合一，實(shí)行紙質(zhì)檔案、電子檔案并存。卷內文字材料排列次序應嚴格按照行政決定書(shū)和送達回證在前，其余文書(shū)按照辦案時(shí)間順序排列，或者行政決定書(shū)和送達回證在前，其余文書(shū)按照法律文書(shū)、證據文書(shū)、其他文書(shū)設置分類(lèi)順序排列。內容相同的文書(shū)材料只存一份，特殊情況除外。歸檔材料除工商執照、稅務(wù)登記、證件證書(shū)和相對人不便提供的涉及財產(chǎn)的重要材料外一律使用原件。

第八條 卷宗材料除封面、卷內目錄、備考表外，卷內文書(shū)采用阿拉伯數字逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)碼，正頁(yè)在右上角，反頁(yè)在左上角編寫(xiě)。卷宗目錄和備考表填寫(xiě)規范，案卷裝訂無(wú)金屬物，并符合檔案管理規范要求。

備考表用于記載副卷和證據袋編碼、存放地、立卷人和審查人姓名、立卷時(shí)間、案卷說(shuō)明等備考備查事項。

案卷封面題名要力求嚴謹確切，完整規范，字跡工整，注重嚴肅性。

第九條 卷內目錄按卷內文書(shū)材料排列順序逐項題名排列，并編寫(xiě)頁(yè)碼。沒(méi)有題名的文書(shū)材料應擬寫(xiě)題名，已有的文書(shū)題名不得更改或者簡(jiǎn)化。

第十條 破損文書(shū)應修補，文書(shū)過(guò)小的應當襯紙粘貼，文書(shū)過(guò)大的應折疊整齊。

第十一條 卷內文書(shū)材料原則應當采用打印件，特殊情況下可采用鋼筆書(shū)寫(xiě)，但應字跡清楚、書(shū)寫(xiě)工整。

第十二條 入卷的調查筆錄應有行政執法機關(guān)參與調查人員2人以上簽字。詢(xún)問(wèn)筆錄修改處應有當事人按捺，封底處應有當事人簽字按捺。詢(xún)問(wèn)筆錄兩頁(yè)以上的應有被詢(xún)問(wèn)人錯縫按捺和逐頁(yè)簽字。

第十三條 下列不便裝訂入卷的證據材料，應隨卷交由檔案管理員編制清單，妥善保管，不得遺失或損毀：

（一）實(shí)物證據材料保管。應將實(shí)物證據另行放置證據袋中隨卷歸檔，并在證據袋上注明證據名稱(chēng)、數量、來(lái)源、提取時(shí)間地點(diǎn)、責任人、存放地等內容；

（二）照片證據材料保管。能入卷的應在粘貼頁(yè)上注明拍攝時(shí)間、對象、拍攝人；不便入卷的照片資料應當注明拍攝時(shí)間、對象、拍攝人，登記造冊，放入隨卷證據袋，統一保管；

（三）聲像證據材料保管。應當標注攝錄的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內容和攝錄人等，附卷登記保管。

第十四條 行政執法機關(guān)自決定立案之日起，案件承辦人即應開(kāi)始立卷的準備工作，在案件的調查工作中，及時(shí)制作執法文書(shū)，收集、整理證據材料，做好案卷建檔工作。案件辦結后，案件承辦機關(guān)負責人應督促案件承辦人在15個(gè)工作日內立卷歸檔，經(jīng)其審查簽字后與檔案管理員辦理移交手續。檔案管理員負責集中、妥善保管案卷和證物袋。

第十五條 檔案管理員在收到移交案卷后，應按要求認真填寫(xiě)案卷編號，分類(lèi)登記保管，確保案卷完整、安全，方便案卷利用。

第十六條 案件承辦機關(guān)負責人、檔案管理員對案件承辦人移交的檔案負有審查責任，對不符合本規定要求的行政執法檔案有權退還承辦人，并要求其在5個(gè)工作日內補正、完善案卷。補正后，再行辦理移交手續。

第十七條 嚴禁涂改、偽造、損毀、抽取、撤換、添加、刪除卷內文字材料的違法行為，對違法行為人將依照《檔案管理違法違紀行為規定》嚴肅查處。

第十八條 下列行為導致行政執法檔案材料或者證據材料缺失、損毀，給對國家或管理相對人財產(chǎn)造成損害，將依據《檔案管理違法違紀行為規定》由監察機關(guān)予以行政問(wèn)責，情節嚴重的移交司法機關(guān)追究法律責任：

    （一）行政執法機關(guān)負責人、分管領(lǐng)導疏于監督、指導執法檔案管理工作，未按檔案管理工作需要配備檔案管理必要設施、設備的；

    （二）案件承辦機關(guān)負責人疏于審查、延誤執法檔案及時(shí)移交的；

    （三）案件承辦人將歸檔材料、資料據為己有，拒絕移交或延誤移交、補正執法檔案材料的；

    （四）檔案管理員疏于管理，檔案保管不善或明知所保管的檔案面臨危險而不采取措施的；

    （五）檔案管理人員未經(jīng)行政機關(guān)負責人批準，擅自提供、抄錄、復制案卷材料的。

第十九條 檔案管理員應盡職盡責，加強檔案管理，采取措施防范檔案缺失、損毀。對查閱檔案的外部人員，應嚴格審查資格，禁止無(wú)關(guān)人員查閱、復制案卷資料，防止案卷缺失、損毀；對行政機關(guān)調閱行政執法案卷，應嚴格辦理借閱手續，規定借閱期限，按期收回案卷。

第二十條 各行政執法機關(guān)負責人要增強檔案管理意識，切實(shí)加強行政執法檔案管理工作，建立行之有效的行政執法案卷歸檔管理制度，定期考評，定期檢查，指導案卷制作和管理工作。

第二十一條 鄉鎮政府、街道辦事處行政執法案卷歸檔管理適用本規定。

第二十二條 本規定自發(fā)布之日起施行。